Imaginemos que la Facultad de Ciencias Empresariales quiere organizar un congreso con invitados internacionales. El entusiasmo es grande, pero antes de ver a los expertos caminando por el campus, hay un camino que recorrer junto a la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI).
La facultad le escribe a la ORI para contarle su intención: “Queremos contar con invitados del exterior para nuestro evento”. Estos invitados vienen en calidad de ponentes o conferencistas. En ese mensaje, deben incluir los detalles del evento: de qué se trata la actividad, las fechas y el objetivo del encuentro.
“Está bien, pero necesitamos algo más. Por favor envíen los datos completos de los ponentes o conferencistas: nombre tal como aparece en el pasaporte, número de pasaporte, lugar de residencia, correo electrónico y cargo que ocupan en su institución.”
Para registrar esta información, se adjunta una plantilla que la facultad debe diligenciar con toda la información solicitada y devolver a tiempo. Con toda esta información, la ORI puede reportar oficialmente la visita a Migración Colombia, como lo determina la ley con cinco días de anticipación al evento.
Junto con esa plantilla, también se comparte el link de movilidad entrante, un formulario en línea que debe ser diligenciado para cada uno de los invitados al evento (ponentes, conferencistas y asistentes), ingresando sus datos personales Ingrese aquí: https://forms.office.com/r/fNjG1SLd6H.
Con la información en mano, la ORI prepara las cartas de invitación oficiales. Cada invitado recibe la suya, con copia al organizador. Esa carta será su “llave” en migración: junto con el pasaporte, permitirá que se les otorgue el Permiso de Ingreso y Permanencia (PID).
Cuando los invitados llegan al país, deben presentar en el puesto de control migratorio el pasaporte y la carta de invitación. Allí reciben el sello del PID. Posteriormente, deben enviar al responsable del evento una foto del sello que le emitieron y de la página biométrica del pasaporte. Esa información se remite a la ORI, con el fin de verificar que les fue otorgado el permiso correcto
Sin embargo, a veces sucede que un ponente o conferencista entra con un PT (Permiso de Turismo) en vez del PID. En ese caso, debe hacer el cambio de condición migratoria. Para hacerlo, debe:
1. Ingresar a la página de Migración Colombia, al siguente linck: https://apps.migracioncolombia.gov.co/registro/public/formularioRegistro.jsf
2. Diligenciar en línea el Formulario Único de Trámites (FUT).
3. Tomar la opcion «permiso temporal de permanencia para cambiar permiso»
4. Adjuntar copia del pasaporte.
5. Recibir el número de registro, que arroja despues de diligenciar el formulario. Imprímalo y anéxelo a la carta
6. Enviar una carta dirigida a Migración Colombia donde se exponga la intención del cambio de condición migratoria, y anexar el número de registro que arrojo el (FUT)
7. Presentarse ante migración Colombia, con la carta, registro y pasaporte ante Migración para formalizar el cambio de condición.
Permiso Temporal de Permanencia para Cambiar Permiso ( Esta es la opción que se debe tomar)
Este trámite tiene un costo aproximado de $143.000 COP y debe ser cancelado con tarjeta de débito o crédito, (para más orientación, se recomienda asesorarse con la ORI).
Una vez se haya efectuado el cambio de condición migratoria en el pasaporte, el invitado debe enviar la evidencia a la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI), con el fin de cerrar su trámite con la nueva documentación y permitir que se realice nuevamente el respectivo reporte ante Migración Colombia.
Solo entonces, con todo en regla, los visitantes pueden participar plenamente en las actividades académicas y culturales del evento.
Y así, gracias a un proceso ordenado y bien cuidado, la Universidad del Magdalena se abre al mundo y hace posible que el conocimiento viaje sin fronteras.
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